Archivace nebo skartace aneb archivujte s rozumem

Pokud ve své kanceláři schraňujete hromadu dokumentů a přemýšlíte, čeho se lze zbavit, abyste získali více prostoru, v tomto článku se dočtete, jak si poradit s archivací firemních dokumentů či bezpečnou likvidací tak, abyste nejen vhodně zorganizovali pracovní prostor, ale zároveň splnili normy dané zákonem.

Archivace a vše co potřebujete vědět o zákonných lhůtách

K různým tipům dokumentů se vztahují různě zákonné lhůty na jejich archivaci. Vždy je doporučeno si ověřit, že vámi zvolený způsob archivace odpovídá aktuální podobě norem.  Do třídění, archivace nebo dokonce likvidace dokumentů se pusťte jen v případě, že znáte správný postup.

Lhůty pro uschovávání účetních záznamů jsou dle zákona následující: 

a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let
b) účetní doklady a knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let
c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let
d) mzdové listy musí zaměstnavatelé podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení schraňovat 30 let

Dobře si vše zorganizujte a mějte přehled!

Agenda některých institucí a firem stále nabývá. Protože velmi často podléhá zákonu o ochraně osobních údajů, je její archivace palčivým problémem. Jak tedy dokumenty skladovat chytře a je opravdu nezbytné tolik informací uchovávat?

Katarina Hinnersonová, ze společnosti Ordningskonsulterna.se pomáhá firmám i jednotlivcům právě s organizováním a tříděním věcí. Tvrdí, že vytvářením příjemných a funkčních prostorů, a to jak doma, tak v kanceláři šetří váš čas a energii. Na svém pracovišti, stejně tak i na dalších časem vnesla řád do každé skříně, šanonu a stolu, který stál v cestě. Je přesvědčená, že příliš mnoho papírů v kanceláři a velké množství času, které se tráví jejich vyhledáváním, naši práci negativně ovlivňuje.

Ideální regálové systémy pro dokonalý archiv

Prvním krokem k lepší organizovanosti je vytvoření struktury a založení archivu tak, aby to bylo pro mozek co nejjasnější. Dobré je třídění do kategorií. Pro patřičné uložení dokumentů v jejich tištěné listinné podobě, je třeba vybrat náležitý sortiment umožňující efektivní skladování. Nabízí se:

• pořadače opatřené štítky
• šanony
• boxy nebo archivační krabice

Nepodceňte výběr krabic. Musí být pevné, a především čisté. Vyrábí se dokonce speciální archivační krabice, které jsou svými rozměry přizpůsobené tomu, aby se do nich daly skládat jednotlivé šanony. Nejčastěji se využívají plastové nebo papírové archivační krabice, které jsou svou velikostí přímo uzpůsobeny velikosti šanonů. Ve společnosti AJ Produkty doporučujeme úložné krabice z tvrdého recyklovaného papíru, které poslouží jako stylový doplněk, a zároveň odpovídají veškerým ekologickým požadavkům a kritériím pro vhodné uspořádání do kancelářských regálů.

Kam s krabicemi?

Kamkoliv, kde je místo, vhodná teplota a přiměřená vlhkost. Může to být ve skladu, na skříních v šatně nebo pod schody. Pokud musíte uchovávat opravdu velké množství dokumentů, pak se vyplatí pořídit regály nebo ještě důmyslnější řešení. Když odhlédneme od praktických otázek archivace, musíme mít na paměti např. i parametry regálů. Regály musí mít dostatečnou nosnost, aby snesly zatížení šanonů, často i v několika vrstvách na sobě.

Elektronická archivace dokumentů a skartace

Archivace smluv i dalších dokumentů probíhá v dnešní době v elektronické podobě a mnoho firem preferuje tento způsob uchovávání. Přesun na vybrané úložiště je snadný a rychlý. Rozhodně se jedná o levnější variantu, která je nejen úsporná na prostory, ale zejména je šetrná a ekologická.

Je potřeba dodržet tři podmínky:

• Věrohodnost původu dokladů-opatření dokumentů ověřovacími daty zaručujícími totožnost oprávněné vystavující osoby.
• Neporušitelnost jejich obsahu-zajištění, že obsah dokladu nebyl změněn. Věrohodnost je nutné zaručit pomocí uznávaného elektronického podpisu.
• Čitelnost - zaručení, že se lze s obsahem dokladu seznámit přímo nebo prostřednictvím čtecího zařízení.

Po uplynutí archivační povinnosti je třeba písemnosti vhodným způsobem a bezpečně zlikvidovat. Jelikož se jedná o citlivá firemní data, nejlepším způsobem je skartace.

Jak vybrat ideální skartovačku?

Mnoho firem, ale i domácností někdy stojí před otázkou, jak nejlépe zničit dokumenty, které obsahují citlivé údaje. Může se jednat o účetní záznamy, informace o zaměstnancích či dodavatelích, prezentaci firemního know-how, marketingovou strategii nebo třeba jen účtenky od nákupů. U některých typů dokumentů způsob likvidace přímo ukládají právní normy pro skartaci důvěrných a utajovaných materiálů.

Existuje široký výběr skartovaček dle stupňů utajení, které vám pomohou zlikvidovat firemní dokumenty podle zákonných norem. Obecně platí, že čím vyšší stupeň utajení skartovačka zajišťuje, tím menší kousky z dokumentu při skartování vytváří. Existuje totiž několik norem a vyhlášek, které předepisují, jakému stupni utajení odpovídají jednotlivé velikosti proužků či částic. Jedná se o normu DIN 32 757 (která definuje 5 stupňů utajení), normu DIN 32757-1 (která definuje stupně P1 - P6, a následně také dvě vyhlášky Národního bezpečnostního úřadu. Podrobnější přehled poskytne následující tabulka:

Běžné skartování menšího objemu dokumentů ať už doma nebo v malé kanceláři většinou zvládnou osobní skartovačky se stupněm utajení číslo 3. Ty většinou nemají automatický systém podávání papíru a je nutné do nich vkládat materiály určené ke zničení ručně. Oproti tomu velkoobjemové kancelářské skartovací stroje si poradí se značným objemem papíru, který potřebují bezpečně zlikvidovat velké kanceláře a instituce. Většinou se jedná o stroje vybavené automatickým podavačem, který si hravě poradí i s kovovými kancelářskými sponkami, CD nebo DVD případně i magnetickými kartami. Takové stroje se hodí ve větších podnicích nebo v bankách.

Vzhledem k tomu, že současná doba s sebou přináší zahlcení informacemi a velmi rychlý běh událostí, musíme umět mnoho těchto informací vstřebávat, uchovávat, ale i průběžně třídit. Nabízíme řešení, jak zpřehlednit situaci na vašem pracovišti.