Pandemie a její dopady na návrat na pracoviště

Jaké budou důsledky pandemie na nové fungování firem? A jak pomoci zaměstnancům řešit možné obavy z návratu do "normálního provozu"?

Agentura Evropské unie pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci pomáhala prostřednictvím vlád jednotlivých zemí publikovat nezávazné pokyny zaměstnavatelům a zaměstnancům, jak zůstat v bezpečí a zdraví v pracovním prostředí, které se díky pandemii výrazně promění. Pro zaměstnavatele je to další velká výzva!

Pracovní prostředí v novém uspořádání a psychická podpora jako bonus!

Nová éra pracovního světa bude rozhodně jiná než trh, ve kterém jsme se pohybovali ještě před pár měsíci. Firmy budou muset přijmout řadu opatření, jak řízeně, postupně a za dodržování zvýšených bezpečnostních a hygienických pravidel zajistit postupný návrat zaměstnanců do kancelářských a obchodních budov.

Objevuje se totiž další zásadní problém a tím je duševní zdraví!  Jestliže na začátku prvního uzavření byla práce z domova pro většinu lidí neznámým územím a pro ostatní příležitostným luxusem, dlouhodobě se její dopady na psychiku lidí mohou teprve projevovat. Někdo trpí sociální izolací, potýká se třeba s finančními problémy, nezaměstnaností v rodině, případně má starosti s onemocněním blízkých rodinných příslušníků.

Na druhou stranu se nakonec většina lidí práci z domova rychle přizpůsobila, zorganizovali si svůj pracovní a rodinný rytmus a nyní je začíná trápit jiná věc! Obavy z návratu do každodenní kancelářské rutiny.....

Existují nedávné průzkumy společnosti Hays, které byly provedeny v mezinárodním prostředí a respondenti odpovídali na otázku, zda mají nějaké obavy ohledně návratu do kanceláře: 30 % dotázaných uvedlo, že nechce riskovat potenciální možnost infekce, 17 % lidí vnímá jako rizikové dojíždění do práce hromadnou dopravou (v jiných výzkumech se objevují obavy ze shromažďování ve výtazích apod.), 16 % dotázaných si myslí, že jsou doma produktivnější. 13 % respondentů uvedlo, že nechce narušit svou novou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, a 5% lidí říká, že má jiné závazky, kvůli kterým musí zůstat doma.

Jak ideálně postupovat po obnovení pracovní činnosti po období uzavření pracoviště?

Transparentnost a komunikace

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak snížit úzkost z návratu do práce, je poskytnout jasný plán, aby všichni věděli, co očekávat a jak bude proces vypadat. Je důležité porozumět obavám zaměstnanců a poskytnout jim informace o přijatých opatřeních a podpoře, kterou mají k dispozici. Bude se to týkat například vymezení osobního prostoru nebo sdílení prostor nebo činností s ostatními.

Je na vedení firmy:

• Jasně komunikovat nová bezpečnostní a hygienická opatření, která jsou přijata.
• Zajistit, že v rámci zabezpečení zdraví všech, bude potřeba rozdělení pracovníků na týmy tak, aby se jich na pracovišti nepotkávalo tolik.
• I do budoucna umožnit mix systém, kdy půlka zaměstnanců bude pracovat z domova a polovina z kanceláře. Případně jasně určit dny, ve kterých bude kdo chodit na pracoviště. Zároveň i porady se dají naplánovat na dny, kdy se budou kolegové potkávat v práci samozřejmě při zachování všech bezpečnostních opatření.
• I když se lidé vrátí do kanceláře, umožnit jim domluvit si virtuální setkání, která budou nadále hrát důležitou roli. I nadnárodní firmy došly za poslední rok k závěru, že videokonference mohou nahradit spoustu osobních schůzek, na které bylo dříve potřeba cestovat, a navíc se tím ušetří spousta finančních prostředků.
• Nepodcenit psychickou podporu zaměstnanců! Manažeři by měli se zaměstnanci hovořit o jejich obavách a diskutovat či vytvářet ankety na různé možnosti a řešení. Podpora by mohla představovat častější dotazy vedoucích pracovníků na to, jak se zaměstnanci cítí, usnadnění výměn mezi pracovníky a přátelskou spolupráci na pracovišti, provádění změn v organizaci práce a pracovních úkolech, včetně zavedení programu asistence pro zaměstnance nebo službu koučingu.

Produktivita a koncentrace v nově uspořádaném interiéru

Je zcela pochopitelné, že po roce práce z domova bude návrat do otevřeného kancelářského prostředí velkou změnou. Přechod zpět do rušného pracovního prostředí a představa být znovu obklopen velkým počtem lidí může být skličující. Jednou z největších stížností v oblasti open space kanceláří byla vždy zvýšená hladina hluku, nedostatek soukromí a nemožnost se soustředit na svou činnost.

Nové uspořádání kancelářských prostor, zvětšení vzdáleností a jasné určení pracovních míst bude klíčové! Kanceláře lze flexibilně přizpůsobit tak, aby poskytovaly produktivní prostory, kde se bude zaměstnancům v novém normálu dařit!

Zde je několik inspirativních řešení:

• zlepšit soukromí a snížit hluk pomocí akustických panelů, tichých zón či praktických a pohodlných pohovek s vysokou odhlučňující stěnou a vybavených nabíjecí zásuvkou
• sezení naproti sobě je minulostí - dobrou alternativou bude šachovnicový zasedací pořádek tak, aby lidé neseděli proti sobě
• při zavedení rotačního systému pracovníků nebo při částečném úvazku zajistit více sdílených pracovních stolů, kde by se zaměstnanci mohli libovolně střídat
• zároveň v zájmu zachování odstupů zajistit příjemnější prostory místo jedné centrální zasedačky dovybavit komunikační a prezentační technikou některé z odpočinkových zón, odkud je možné v pohodlí a neformální atmosféře řešit provozní problémy
• zredukovat kapacitu zasedacích místností, trendem již před pandemií bylo vytváření tzv. huddle rooms: menší jednací buňky pro 3 až 6 osob, dobře vybavené technologiemi pro komunikaci a spolupráci (samozřejmě při dodržení hygienických opatření)
• implementace dotykových obrazovek a obecně nástrojů pro efektivní digitální spolupráci a videokomunikaci
• zajistit bezpečností opatření již ve vstupních prostorách, například vybavit recepce plexiskly a dostatkem ochranných a dezinfekčních prostředků
• upravit provoz v kuřárnách, kantýnách či kuchyňkách kanceláří
• bez striktně přidělených kancelářských míst se jistě bude hodit zázemí šatních skříněk jako bezpečné uzamykatelné úložiště na cennosti, digitální techniku, případně i jiné osobní věci, které sebou zaměstnanci nebudou chtít nosit domů ve dnech, kdy nebudou v kanceláři
• usnadněte pracovníkům využívání individuální dopravy namísto cestování v MHD, například zpřístupněním parkoviště nebo místa pro bezpečné uložení jízdních kol.

Pokud jsou tyto výzvy i vašimi výzvami a hledáte novou chytrou koncepci pro Vaši společnost, neváhejte nás kontaktovat, určitě pro vás navrhneme řešení!